黑龙江省人民政府关于修改《黑龙江省实施〈城市供水条例〉办法》的决定

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黑龙江省人民政府关于修改《黑龙江省实施〈城市供水条例〉办法》的决定

黑龙江省人民政府


黑龙江省人民政府令(第5号)


  《黑龙江省人民政府关于修改〈黑龙江省实施《城市供水条例》办法〉的决定》业经二○○八年十二月十一日省人民政府第十六次常务会议讨论通过,现予公布,自公布之日起施行。





省长栗战书



2009年1月5日









黑龙江省人民政府关于修改《黑龙江省实施〈城市供水条例〉办法》的决定



黑龙江省人民政府决定对《黑龙江省实施〈城市供水条例〉办法》作出如下修改:
  一、将第十三条中的“使用城市供水的单位或个人新建、改建、扩建供水设施应当经城市供水部门同意”修改为“使用城市供水的单位或者个人新建、改建、扩建供水设施应当事先征求城市供水行政主管部门的意见。”
  二、将第三十六条中的“由建设行政主管部门或者其授权单位”修改为“由城市供水行政主管部门或者其委托单位”。
  三、将第四十条中的“《行政复议条例》”修改为“《中华人民共和国行政复议法》”。
  四、删除第四十一条:“本办法由省建设行政主管部门负责解释。”
  本决定自公布之日起生效。




黑龙江省实施《城市供水条例》办法






  第一条 根据国家《城市供水条例》,结合本省实际,制定本办法。
  第二条 凡在本省行政区域内从事城市供水工作和使用城市供水的单位和个人,均应当遵守本办法。
  第三条 省人民政府建设行政主管部门主管全省的城市供水工作。
  市、县人民政府城市供水行政主管部门主管本行政区域内的城市供水工作。
  第四条 县级以上人民政府应当在能源、材料、价格、科研等方面实行有利于城市供水事业发展的政策。
  城市供水企业应当从总收入中提取一定比例资金,列入成本,用于城市供水科学研究,推广先进技术,提高城市供水的现代化水平。
  第五条 县级以上人民政府应当组织城市规划、水利、建设、地质矿产、环境保护和卫生等行政主管部门共同编制城市供水水源开发利用规划,作为城市供水发展规划的组成部分,纳入城市总体规划。
  第六条 编制城市供水水源开发利用规划,应当合理安排利用地表水和地下水,在城市供水管网范围内,不得凿井取水。
  第七条 在饮用水水源保护区内,禁止下列行为:
  (一)排放工业废水、生活污水、倾倒垃圾和有毒有害物品;
  (二)建造与水利、供水工程无关的建筑物或构筑物;
  (三)挖沙、取土、采掘、挖窑、墓葬;
  (四)设置码头、停靠船只、清洗车船、堆放物品;
  (五)游泳、垂钓、捕鱼、炸鱼、养殖、狩猎、放牧;
  (六)其他污染饮用水水源水质的行为。
  第八条 在饮用水水源保护区内,应当设置明显的范围标志、告示牌。
  第九条 城市供水工程的建设资金可以采取国家补助、银行贷款、地方自筹、利用外资和单位、企人投资等方式解决。
  第十条 城市供水工程的设计、施工,应当委托持有相应资质证书的设计、施工单位承担,并遵守国家及省有关技术标准和规范。禁止无证或者超越资质证书规定的经营范围的设计、施工单位承担城市供水工程的设计、施工。
  第十一条 城市供水工程竣工后,应当按照国家规定进行验收;未经验收或者验收不合格的,不得投入使用。
  第十二条 城市新建、改建、扩建项目需要使用城市供水的,应当在立项前征求城市供水部门的意见。
  第十三条 使用城市供水的单位或者个人新建、改建、扩建供水设施应当事先征求城市供水行政主管部门的意见。
  第十四条 城市供水企业应当按照国务院建设行政主管部门制定的《城市供水企业资质管理规定》向省建设行政主管部门提出申请,经资质审查合格,取得资质证书,并到工商行政管理机关登记注册后,方可从事经营活动。
  第十五条 城市供水企业应当按国家规定的生活饮用水卫生标准对水质进行检测,企业不能检测的,应当委托经省级技术监督部门计量认证合格的水质检测机构进行检测。
  第十六条 城市供水企业应当保证供水管网的压力,达到国家规定的标准。
  任何单位和个人不准用泵在城市供水管道上直接抽水。需加压或者对水压有特殊要求的用户,应当经城市供水企业同意后,设置中间水池,实行间接抽水加压。
  第十七条 城市供水企业的水质化验员、净化工、管道工、设备维修工等关键岗位的人员应当进行相关技术培训和考核,取得合格证书后,持证上岗。
  从事直接供水的人员应当定期体检。
  第十八条 使用城市供水的单位和个人,应当到城市供水企业办理手续后,方可用水。临时用水的,期满后需要继续用水应当续办手续。
  建设工程工地用水,应当持建设工程规划许可证或者临时建设工程规划许可证到城市供水企业办理手续。
  第十九条 使用城市供水的单位和个人,未到城市供水企业办理用水性质变更手续的,不准将生活用水用于生产和经营。
  第二十条 任何单位和个人不准盗用、转供、转售城市供水。
  第二十一条 城市供水按总水表计量收费。暂无水表的,按建设行政主管部门和物价部门核定的水量收费。
  环卫、绿化、市政等用水,应当装表计量收费。
  第二十二条 使用城市供水的单位和个人应当按规定向城市供水企业缴纳水费,不得拖欠和拒付。
  第二十三条 城市供水价格按照生活用水保本微利;生产和经营用水合理计价,高于生活用水的原则制定。
  城市供水价格由省物价和建设行政主管部门根据各地情况制定。
  城市供水增容费由省财政、物价和建设行政主管部门根据各地情况制定。
  第二十四条 使用城市供水的单位和个人应当节约用水和保护城市供水设施。
  第二十五条 城市街路供水管网的干线、支线及附属设施,由城市供水企业负责维修、检查;从街路干线、支线接出的入户管线至室内的全部供水设施,由房产产权单位负责维修、检查;专用管线,由产权单位负责维修、检查。
  第二十六条 使用城市供水的单位和个人自行建设的与城市供水管道连接的户外管道(包括总表)及其附属设施,应当经城市供水企业验收合格后使用,并由城市供水企业统一管理。城市供水企业在保证投资单位用水需要的前提下,可以根据供水规划和供水能力,发展新用户。
  第二十七条 城市供水水表应当经法定的计量检定机构检定合格后,安装使用。在用水表应当按规定的周期检定,费用由产权所有者承担。安装水表,应当按城市供水企业审定同意的图纸进行,不经城市供水企业同意不得擅自改动。
  第二十八条 禁止占压城市供水管道及其附属设施。
  第二十九条 城市供水管道及其附属设施发生故障需要抢修时,可以先施工,后补办占道、挖道手续。公安、市政等有关部门应当支持城市供水企业及时抢修。
  第三十条 任何单位和个人不准擅自开闭、改动由城市供水企业统一管理的供水阀门和水表。
  第三十一条 二次供水蓄水设施的产权单位应当保证二次供水蓄水设施及用水设备完好,定期清洗和消毒,防止水质污染。
  第三十二条 从事二次供水蓄水设施及用水设备的清洗和消毒的单位应当向当地建设行政主管部门和卫生行政主管部门提出申请,经同意并到工商行政管理部门办理营业执照后,方可经营。
  二次供水蓄水设施的水质检验、清洗、消毒应当按照省物价、财政部门规定的收费标准进行收费。所使用的清洗、消毒药品必须是经检验合格的产品。
  第三十三条 公安消防部门在火警后应当及时统计未装水表的消防上水鹤(消火栓)所使用的水量,并向城市供水企业报送。非火警时,任何单位和个人不得动用消防上水鹤(消火栓)。
  第三十四条 城市供水企业有下列行为之一的,由县级以上城市供水行政主管部门责令改正,处以一万元至五万元罚款;情节严重的,报经县级以上人民政府批准,可以责令停业整顿;对负有直接责任的主管人员和其他直接责任人员,由其所在单位或者上级机关给予行政处分:
  (一)未经资质审查和资质审查不合格的,超越资质审查证书规定的范围进行城市供水的;
  (二)供水水质、水压不符合国家规定标准的;
  (三)擅自停止供水或者未履行停水通知义务的;
  (四)未按照规定检修供水设施或者在供水设施发生故障后,未及时抢修的。
  第三十五条 无证或者超越资质证书规定的经营范围、或者未按国家及省规定的技术标准和规范进行城市供水工程的设计或者施工的,以及倒手转包的,由县级以上城市供水行政主管部门按《黑龙江省建筑市场管理条例》及《黑龙江省建筑工程质量管理条例》的规定处罚。
  第三十六条 违反本办法规定,有下列行为之一的,由城市供水行政主管部门或者其委托单位责令限期改正,并可以处以罚款:
  (一)未按规定交纳水费的,限期补交所欠水费,按日加收所欠水费总额1‰的滞纳金,情节严重的,可以并处一千元至五千元罚款;
  (二)擅自开闭阀门、改动计量水表的,处以一千元至五千元罚款;
  (三)二次供水蓄水设施出水水质不符合国家生活饮用水标准的,处以一千元至五千元罚款;
  (四)未办理用水手续,使用城市供水的,处以五千元至一万元罚款;
  (五)在规定的城市供水管道及其附属设施的安全保护范围内进行危害供水设施安全活动的,处以五千元至一万元罚款;
  (六)擅自拆除、改装或者迁移城市供水设施的,责令赔偿损失,并处以五千元至一万元罚款;
  (七)擅自动用、损坏、埋压、圈占消防上水鹤(消火栓)的,责令赔偿损失,并处以五千元至一万元罚款;
  (八)擅自将自建设施供水管网系统与城市供水管网系统连接的,处以一万元至五万元罚款;
  (九)未办理变更手续,擅自改变用水性质的,除补交供水工程建设有关费用外,并处以一万元至五万元罚款;
  (十)盗用或转供、转售城市供水的,处以三万元至五万元罚款;
  (十一)用泵在城市供水管道上直接抽水的,处以三万元至五万元罚款;
  (十二)产生或者使用有毒有害物质的单位将其生产用水管网系统与城市供水管网系统直接连接的,处以三万元至五万元罚款。
  有前款第(一)项、(三)项、(六)项、(七)项、(九)项、(十)项、(十一)项、(十二)项所列行为之一,情节严重的,经县级以上人民政府批准,还可以在一定时间内停止供水。
  第三十七条 由于建设工程施工或者其他原因危害城市供水设施安全的,由县级以上城市供水行政主管部门责令停止危害活动;造成损失的,由责任方依法赔偿损失;对负有直接责任的主管人员和其他直接责任人员,由其所在单位或者上级机关给予行政处分。
  第三十八条 有下列行为之一的,由公安机关依法予以处罚,构成犯罪的,依法追究刑事责任:
  (一)盗窃、收购城市供水设施的;
  (二)破坏城市供水设施造成严重危害的;
  (三)拒绝、阻碍城市供水行政主管部门工作人员依法执行公务未使用暴力和威胁办法的。
  第三十九条 对违反本办法的行为进行处罚时,应当使用财政部门统一制发的罚没票据,罚没款全额上缴同级财政部门。
  第四十条 当事人对行政处罚不服的,可以按照《中华人民共和国行政复议法》和《中华人民共和国行政诉讼法》的规定申请复议或者提起诉讼。
  第四十一条 本办法自一九九五年九月一日起施行。





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供港澳食用水生动物检验检疫管理办法

国家质量监督检验检疫总局


中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局令

第8号

《供港澳食用水生动物检验检疫管理办法》已经2001年11月21日国家质量监督检验检疫总局局务会议审议通过,现予发布,自2002年1月1日起施行。

局长

二○○一年十二月四日



第一章 总则

第一条 为做好供港澳食用水生动物的检验检疫工作,确保供港澳食用水生动物的卫生和食用安全,根据《中华人民共和国进出境动植物检疫法》及其实施条例、《中华人民共和国国境卫生检疫法》及其实施细则等相关法律法规的规定,制定本办法。

第二条 本办法所称“食用水生动物”是指供港澳食用的淡水和海水鱼类、甲壳类、贝类等水生动物。

第三条 国家质量监督检验检疫总局(以下简称国家质检总局)统一管理供港澳食用水生动物的检验检疫的监督管理工作。

国家质检总局设在各地的直属出入境检验检疫机构(以下简称直属检验检疫机构)负责各自辖区内供港澳食用水生动物的检验检疫、养殖场的注册、监督管理。

出境口岸检验检检疫机构负责供港澳食用水生动物出境前的现场检验检疫和在出境口岸停留期间的监督管理工作。

第四条 检验检疫机构对非开放性水域的供港澳食用水生动物养殖实行注册登记和监督管理制度。

第五条 供港澳食用水生动物的检验检疫内容包括原体、毒素、有毒有害物质残留、品质、规格、数量、重量和包装等。

第六条 我国内地从事供港澳食用水生动物生产、运输、贸易的企业,应当遵守本办法。

第二章 注册登记

第七条 所有非开放性水域供港澳食用水生动物的养殖场,必须向所在地直属检验检疫机构申请注册登记。

未经注册登记,其生产的水生动物不得供港澳地区。

每一注册养殖场,使用一个注册编号。

供港澳食用水生动物养殖场必须符合《供港澳食用水生动物养殖场卫生要求》(附件1)。

第八条 申请注册的养殖场须按要求填写《供港澳食用水生动物养殖场检验检疫注册申请表》(附件2),并提供下列资料:

(一)《企业法人营业执照》复印件。

(二)养殖场平面图及养殖池彩色照片。

(三)养殖场生产、卫生、用药管理制度。

第九条 直属检验检疫机构按照本办法第七条和第八条的规定,对申请注册的养殖场进行考核。符合条件的,予以注册,并颁发《中华人民共和国出入境检验检疫出境动物养殖企业注册证》(以下简称“注册证”,附件3);不符合条件的,不予注册。

注册证自颁发之日起生效,有效期五年。有效期满后继续生产供港澳食用水生动物的养殖场,须在期满前六个月按照本办法规定,重新提出申请。

第十条 直属检验检疫机构对注册的供港澳食用水生动物养殖实行年度审核管理制度。

对逾期不申请年审的;或年审不合格,且在限期内整改不合格的,吊销其注册证。

第十一条 已注册的供港澳食用水生动物养场名称、所有权、企业法定代表人变更时,应及时向发证的直属检验检疫机构重新申请注册或办理变更手续。

第三章 监督管理

第十二条 检验检疫机构对注册场实行监督管理制度,定期或不定期对养殖场的卫生状况、水质、病原体、毒素和有毒有害物质残留进行检测和检查。

第十三条 检验检疫机构应对供港澳食用水生动物养殖场的药物使用情况进行监督。对国家允许使用的药物,要严格遵守有关使用规定,特别是停药期的规定。严禁使用国家禁用的药物、激素和其他动物饲料添加剂。

第十四条 供港澳食用水生动物注册养殖场使用的饵料必须符合《出口食用动物饲用饲料检验检疫管理办法》的要求。鲜活饵料必须来自水生动物非疫区和非污染区,并须采用检验检疫机构认可的方法进行处理。

第十五条 供港澳食用水生动物注册养殖用水必须符合国家规定的渔业水质标准。

第十六条 运载水生动物的容器、用水、运输工具必须符合检验检疫卫生要求。

运输工具必须符合检验检疫机构加施封识的要求。

第十七条 检验检疫机构根据监测、检查、年审考评结果和检验检疫情况对注册场实行分类管理。

第四章检验检疫

第十八条 供港澳食用水生动物的出口企业应提前7天将一周的出口计划向养殖场所在地检验检疫机构申报,申报时必须申明拟组织货源的养殖场名称。

第十九条 检验检疫受理申报后,按分类管理的要求实施检验检疫,并抽取样品进行项目的检验。经检验检疫合格的,方可供应港澳地区。

第二十条 供港澳食用的水生动物出境前,出口企业须向所在地检验检疫机构报检,报检时同时提供注册养殖出具的《供港澳食用水生动物供货证明》(附件4)

第二十一条 检验检疫机构受理报检后,对有关单证进行审查,对申报的供港澳食用水生动物进行现场检验检疫。经检验检疫合格的,签发《动物卫生证书》,准予输出。证书有效期3天。

第二十二条 检验检疫机构对准予供港澳的食用水生动物可实行监装制度,必要时加施检验检疫封识。

第二十三条 供港澳食用水生动物抵达出境口岸时,出口企业应持启运地检验检疫机构签发的《动物卫生证书》,向出境口岸检验检疫机构申报。

第二十四条 出境口岸检验检疫机构查验单证和封识、核对货物,并进行现场检验检疫,必要时可抽样检测。经检验检疫合格的,签发《出境货物通关单》后放行;检验检疫不合格的,不准出境。

第二十五条 出境口岸检验检疫机构检疫发现问题时,应及时通知启运地检验检疫机构,并采取相应的检验检疫措施。发现重大疫情应立即上报国家质检总局。

第五章 附则

第二十六条 对违反本办法规定的,检验检疫机构将依照有关法律、法规予以处罚。

第二十七条 非养殖和开放水域养殖的供港澳食用水生动物的检验检疫依照本办法第四章规定执行。

第二十八条 本办法由国家质检总局负责解释。

第二十九条 本办法自2002年1月1日起施行。

推动电子文件归档工作的思考

张智涛


  与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪;笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择?

  纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。经实践检验,利用磁盘,脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘,会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档,这不仅加大了工作量,也增加了存贮磁盘的数量,简便而安全的方式是采用网络移交归档,并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条:?

  (一)借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选,反映了职能活动的概貌,上网前,又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输,可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线,建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后,要对归档的电子文件提出格式要求,但不能是唯一性的,应认可几种通用性较强的软件,如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?

  (二)选择电子文件信息的汇集点,由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要,人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平,计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”,打破了立卷单位人界限,更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作,是开发集中统一型信息系统的牵头部门,成为电子文悠扬信息的汇集点,又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档,无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统,共分为教学、科研、人事管理三个子系统,正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后,进行集中处理,经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新,过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求,进行鉴定,编目整理,通过网络传输,移交给档案部门保存,或直接存入光盘,定期归档。?

  无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘,最好不用磁盘存贮。?

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干,实现相关部门职能的交融集成,建立电子文件归档制度。?

  纸质文件归档经过多年实践,已形成相对稳定的骨干队伍,有较好的工作基础,各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人,负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本,形成一支队伍,承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生,不像立卷归档人员经与档案部门多年合作,建立了相对稳定的业务关系,容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以,依靠原纸质档案立卷工作骨干,比以各单位计算机与信息管理保同为主体,重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法,这与电子文件处理手法相差甚远,需要新的知识和技术手段,现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要,要通过组织业务学习和技术培训,尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能,担负起电子文件归档工作的重任。?

  电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档,必须靠制度约束,使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。?

  清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作,制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》,分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定,并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物,还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一,会上,分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序,做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上,又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上,本着“注重职能因素”的原则,选择了电子文件的信息综合性强,含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作,成立了两办电子文悠扬归档工作小组,由校办副主任任组长,并参照纸质文件归档范围,制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力,现已将部分电子文件归档。?

  与纸质文悠扬相比,电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件的自然形成规律和历史联系,是承担归档工作的主要责任者,在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法,又了解全局情况,可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位,又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透,扬长避短,发挥各自的优势,在电子文件归档中集成一体,共同形成质量较好的电子文档。?

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性?

  由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现在技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。目前,电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址,同时,在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址,以便利用时参照互补。?

  在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前,它与纸质档案将并存很长时间,但从长远看,在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后,可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案,采取以磁、光介质归档为主,纸介质归档为辅的做法,而对那些凭证价值较高的档案,则采取以纸介质归档为主,磁、光介质归档为辅的做法。这样,不但能够提高档案管理工作效率,优化馆藏,也能减少档案的体积,缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一,要经过审慎证证,在万无一失的情况下实行,最好以简报、情况报道类,以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
清华大学宣传部从八十年代初将报道学校工作情况的剪报整理作为资料归档。近年又在校园网管理系统中设置了“报刊信息”专栏,随时输入各报刊登载我校情况文章的标题及摘要,通过网络传输到全校,供广大师生员工共享。1998年,经与档案馆反复研究后,进一步完善了上网的报刊信息,加注了刊登文章的详细出处,相当于索引,并将上网报刊信息及索引制成硬拷贝,与相应的电子文件一并归档,简化了纸质剪报的剪裁、粘贴和整理工作。经如此办理,一般查询可利用电子档案,快捷方便,需查用全文时可借助电子档案所提供的报刊索引到图书馆查阅,万一电子档案被损坏,相应的纸制裁档案还保存完好。